顺金辉国际快递全体员工祝各位新年快乐,生意兴隆！合家欢乐，万事如意，兔年吉祥！

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特别提示（为了最大限度防止快件丢失）：在包裹箱上，另外多贴一份地址和把运单号抄写在包装上很重要。因为包裹尤其是重包裹，在分检和转运中运单有可能丢失。如果运单丢失后，包裹将无法找到。所以在包装箱上写上单号和收件人地址，即使运单意外丢失。货物也不会丢了。作为代理公司，我们会让顾客多写一份地址。附在包装箱想备份。

B，外面用胶带完全覆盖一遍，尽可能保持胶带均匀整齐覆盖。

C，尽可能用邮局的包装箱和包装袋（外面是白色内有气泡垫的那种）。不要吝啬包装。

D，如果同一天，寄几个邮件到同一国家同一地址。最好用不同规格、不同颜色的包装。

第二，控制货物单件重量

每箱重量最好不能超过20公斤。如果是大货控制在10-20公斤最佳。（好像国外海关最关心的还是大货）

第三，保持最佳发货周期

每次发货相隔要大于2天。甚至更常时间。一般建议是上次清关完成，再发下一批货为最佳。

第四，多用新地址

如果货物多，尽可能多找几个收件人地址且包装规格要有差别，如果频繁用同一地址，扣关率极高。如果真没有多余地址，一定要注意发货周期。

商业发票的内容一般包括：

⑴商业发票须载明“发票”（ INVOICE）字样；

⑵发票编号和签发日期（ NUMBER AND DATE OF ISSUE）；

⑶合同或定单号码（ CONTRACT NUMBER OR ORDER NUMBER）；

⑷收货人名址（ CONSIGNEE’’S NAME AND ADDRESS）；

⑸出口商名址（ EXPORTER’’S NAME AND ADDRESS）；

⑹装运工具及起讫地点（ MEANS OF TRANSPORT AND ROUTE）；

⑺商品名称、规格、数量、重量（毛重、净重）等（ COMMODITY，SPECIFICATIONS，QUANTITY，GROSS WEIGHT，NET WEIGHT ETC）。

⑻包装及尺码（ PACKING AND MEASUREMENT）；

⑼唛头及件数（ MARKS AND NUMBERS）；

⑽价格及价格条件（ UNIT PRICE AND PRICE TERM）；

⑾总金额（ TOTAL AMOUNT）；

⑿出票人签字（ SIGNATURE OF MAKER）等。

在信用证支付方式下，发票的内容要求应与信用证规定条款相符，还应列明信用证的开证行名称和信用证号码。在有佣金折扣的交易中，还应在发票的总值中列明扣除佣金或折扣的若干百分比。发票须有出口商正式签字方为有效。

发票的作用有以下几方面：

① 便于进、出口商核对已发货物是否符合合同或信用证规定；

② 作为进口方和出口方记账的依据；

③ 在出口地和进口地作为报关、清关及纳税的凭据；

④ 在不用汇票的情况下，可代替汇票作为付款依据；

⑤ 凭光票付款时，通常用以确定有关交易的细节；

⑥ 是整套出口单据的中心及其填制和审核的依据；

⑦ 可作为索赔、理赔的凭据。

发票的种类主要包括：商业发票、银行发票、海关发票、领事发票、形式发票等。

1、 商业发票（ COMMERCIAL INVOICE），是出口商于货物运出时开给进口商作为进货记账或结算货款和报关缴税的凭证。

2、 银行发票（ BANKER’’S INVOCE），是出口商为办理议付和结汇，以适应议付行和开证行需要而提供的发票。

3、 海关发票（ CUSTOMS INVOICE），是某些国家规定在进口货物时，必须提供其海关规定的一种固定格式和内容的发票。

4、 领事发票（ CONSULAR INVOICE），又称签证发票。 是按某些国家法令规定，出口商对其国家输入货物时必须取得进口国在出口国或其邻近地区的领事签证的、作为装运单据一部分和货物进口报关的前提条件之一的特殊发票。

形式发票（ PROFORMA INVOICE），也称预开发票或估价发票，是进口商为了向其本国当局申请进口许可证或请求核批外汇，在未成交之前，要求出口商将拟出售成交的商品名称、单价、规格等条件开立的一份参考性发票。

　  结关是指进口货物、出口货物和转运货物进入一国海关关境或国境必须向海关申报，办理海关规定的各项手续，履行各项法规规定的义务；只有在履行各项义务，办理海关申报、查验、征税、放行等手续后，货物才能放行，货主或申报人才能提货。同样，载运进出口货物的各种运输工具进出境或转运，也均需向海关申报，办理海关手续，得到海关的许可。货物在结关期间，不论是进口、出口或转运，都是处在海关监管之下，不准自由流通。

清关即结关，习惯上又称通关。

首先，如果公司的快递业务量较大，应该要求快递公司派一个专门的快递调度员进驻你公司，从而保障快件发送的时效性。行政人员需要对这名快递调度员进行严格的管理，要求他必须遵守你公司的相关规章制度，如：个人着装、礼仪、考勤、纪律等，要求快递公司的调度员完全按照公司的要求进行相关工作，避免因对他的管理不严而影响公司的形象，指定调度员的工作地点，避免出现财物丢失等问题。

其次，要在时间上严格把关，快递员有时会同时送很多快件到他负责的地域范围内，因此并一定能保证在指定时间内送到，行政人员必须严格填写《快递发送延误记录表》，以保证对快递服务的监督，使快递员不会因有长期合作合同而将快件放至最后发送。

第三，按月结算快递费用时，要严格根据记录进行对帐，这就需要行政人员在日常发送快件时注意保留底联，方便查询和对帐，也避免快递公司有时浑水摸鱼。
第四，除了参考底联之外，还需要对有争议的线路进行核对，因为涉及到不同地域有不同的费用，因此在结算费用的时候要特别留心把好线路关，避免快递公司钻空子。

第五，严格执行合同里制定好的关于赔偿的条款，按月结算时一并计算清楚，避免快递公司赖帐，也可在快递公司交纳的押金中扣除，不能随便以记录形式保留，很有可能会被快递公司拖欠过去。

最后，行政人员还需要对《质量监督法》等相应的法律法规进行了解，以便必要的时候采取法律手段。